要件
行動には、「被招集者」という標準項目があります。
「被招集者」項目には同じ行動に参加予定のユーザを追加しています。
さて、行動と被招集者をレポート表示する場合、標準レポートタイプの「被招集者が関連する行動」だと、以下のように被招集者の人数分の行ができてしまいます。
こんな表示はいやだ、下記キャプチャのように行動ごとに被招集者のユーザを一覧できる項目を作ってくれ、というのが今回の要件となります。
具体的な要件
- 「被招集者」項目に表示されているユーザの氏名をまとめてテキスト項目「同行者」にカンマ区切りで設定してほしい。同行者の並び順は任意とする。
- 「被招集者」項目に行動任命先ユーザ以外の値を設定していない場合は「被招集者が関連する行動」レポートタイプのレポートには表示されないので、「同行者」項目もそれに合わせ空白とする。
- 「被招集者」項目にはユーザの他にリード、取引先責任者、リソースも設定できるが、今回はユーザ以外のものは「同行者」項目に反映しない。
「被招集者」項目の内容はどうやって保存されるのか
Salesforce標準オブジェクトの中でも、ToDo、行動は特殊なオブジェクトです。
以下のオブジェクトER図を見てもそれが分かります。(出典元)
このうち、「被招集者」項目のデータはEventRelationオブジェクトに保存されています。
例えば、ある行動にユーザ、取引先責任者、リード、リソースを保存した場合、以下のように保存されます。
| EventId | RelationId | 備考 |
|---|---|---|
| 00U112222233333AAA | 005aaBBBBBcccccZZZ | 被招集者のユーザ |
| 00U112222233333AAA | 003bbCCCCCdddddYYY | 被招集者の取引先責任者 |
| 00U112222233333AAA | 00QccDDDDDeeeeeXXX | 被招集者のリード |
| 00U112222233333AAA | 023ddEEEEEfffffWWW | 被招集者のリソース |
ここで問題は、【「被招集者が関連する行動」レポートタイプのレポートには任命先ユーザも表示されるが、EventRelationオブジェクトには任命先ユーザは入っていない】ことです。
行動を作成すると、「被招集者」項目にはデフォルトで任命先ユーザが入りますが、この任命先ユーザはEventRelationオブジェクトには存在しないのです。
実現方法
以上を踏まえ、要件に合う仕組みを考えると、以下となりました。
- 要件実現にはEventRelationオブジェクトのデータを取得する必要があるが、プロセスビルダーでは取れないのでフローの利用が必須。
- フロー処理内容は以下のようにする。
- 作成/編集された行動オブジェクトのレコードIDに紐づくEventRelationオブジェクトのデータを全て取得する
- 取得したデータからユーザのデータだけ取り出し、ユーザ氏名を変数に代入する。
- EventRelationオブジェクトのデータにユーザのデータが1つ以上あった場合は、任命先ユーザ氏名も追加して「同行者」項目を更新する。
- EventRelationオブジェクトのデータにユーザのデータがない場合は、「同行者」項目を空白で更新する。
作成したフロー
全体図
EventRelationオブジェクトデータ取得処理部分
当初は「EventRelationオブジェクトのデータからユーザだけ取り出す」処理は、以下の通り最初のレコード取得要素で処理しようと考えていました。
しかし、「ID項目は【次の文字列で始まる(starts with)】は使用不可」というエラーが出て、この方法は不可となりました。*1
最終的に、ここでの条件は「行動レコードIDに紐づくEventRelationオブジェクトのデータを全て取得する」だけにしました。
EventRelationオブジェクトデータからユーザ情報抽出処理部分
一部文字被りがありますが、ここでの処理は以下です。
- 前の処理で取り出したRelationIdが005以外から始まる場合はループ要素に戻す。
- RelationIdが005から始まる場合はユーザオブジェクトから名前(Name)を取り出し、変数に保存する。
- RelationIdが005から始まるレコードが複数存在する場合は、名前をカンマ区切りでつなぎ合わせる。
ユーザオブジェクトからのレコード取得要素を入れている場合は、RelationIdが複数オブジェクトのレコードを受け入れる仕様のため、RelationId.Name という取り出し方ができないためです。*2
ユーザ情報抽出後処理部分
ここでの処理は、以下となります。
- 前の処理で名前保存用変数が空白の場合は、「任命先以外に被招集者となったユーザが存在しない」ため、「同行者」項目を空白で更新する。
- 名前保存用変数が空白ではない場合は、任命先ユーザの名前も追加し、「同行者」項目を変数の内容で更新する。
ToDoの場合は任命先にキューも設定できるため、「任命先がユーザか否か」の決定要素も必要ですが、行動は現状キューが使えないため、決定要素は外しました。
終わりに
改めて、どのオブジェクトレコードも項目値に設定できる項目を持つToDo、行動に対する自動処理を考えるのが難しいことを学びました。
標準オブジェクトのER図も把握した上でデータの取得方法を考えるのはなかなか大変でした。
Trailheadではない、独自の要件からフローを作ったのは今回が初ですが、Flow Builderになってかなり機能拡張され、直感的にわかりやすくなったと思います。
ただ、要素を組み合わせることによる自由度の高さと、複雑さどちらも備える機能のため、使いどころは考えたいと思います。
